Administração estratégica

4 perguntas e respostas sobre otimização de processos

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otimização de processos
Tempo de leitura: 3 min

Fundamental e de extrema importância para todo e qualquer tipo de empresa que deseja crescer, se destacar e ser reconhecida no mercado pela qualidade dos seus produtos e pela eficiência dos seus serviços, a otimização de processos pode trazer inúmeros benefícios para o negócio.

O diferencial competitivo é apenas um deles, e normalmente é conquistado pelo conjunto de aprimoramentos na estrutura operacional e administrativa da companhia.

Sistemas mais integrados, criação de soluções mais acertadas e melhores tomadas de decisão. Enfim, todas essas questões podem ser considerado nesse contexto. Este artigo foi elaborado para mostrar 4 perguntas e respostas sobre a otimização de processos. Continue a leitura e confira!

1. O que é a otimização de processos?

Resposta: metodologia cujos objetivos principais consistem na redução de custos, na eliminação de retrabalhos e no aumento da produtividade. Basicamente, é sobre isso que se trata a otimização de processos.

Sob uma visão mais ampla e geral, sua busca é direcionada para o máximo de eficácia que se pode atingir nos procedimentos internos da empresa. Para isso ser possível, é preciso respeitar os passos a seguir:

  • identificação dos pontos a otimizar;
  • reformulação dos trabalhos;
  • implementação das mudanças;
  • automatização dos procedimentos (quando essa possibilidade for existente).

Terminadas essas etapas, inicia-se a fase de monitoramento constante dos processos.

2. Por que é importante?

Resposta: importante por que direciona a empresa para as realidades atuais do mercado, que podem ser resumidas por uma necessidade cada vez maior pela excelência dos serviços prestados e também em relação à qualidade dos produtos.

Devido ao aumento da concorrência, a não otimização dos processos impedirá o seu negócio de acompanhá-la. É por essa razão que as maiores e mais lucrativas companhias do planeta adotam um modelo de melhoria contínua, que nada mais é do que uma prática de gestão que não se cansa de buscar alternativas para otimizá-los.

3. Como implementar na empresa?

Resposta: existem diversas maneiras para implementá-la no negócio. Nesse sentido, a recomendação passa pelas medidas:

  • mapeamento dos processos (estudo das atividades realizadas);
  • identificação e eliminação de falhas (essencial para que se possa descobrir a causa raiz das ineficiências e o que precisa ser feito para cortá-la);
  • exclusão de etapas desnecessárias (tornar os processos mais enxutos e objetivos);
  • melhorias na utilização dos recursos (materiais, mão de obra, utilização de equipamentos, etc);
  • formalização de novos métodos (é preciso fazer com que os ajustes e mudanças realizadas se tornem do conhecimento de todos os funcionários).

4. Quais são erros que não podem ser cometidos?

Resposta:

  • falta de investimentos em tecnologias (é indispensável a utilização de softwares de gestão, produtividade, organização e comunicação);
  • análise fraca das necessidades (é de crucial importância conhecer a fundo os pontos fortes e fracos da organização);
  • má disposição de tarefas e responsabilidades (cada colaborador deve saber exatamente qual as suas funções e obrigações);
  • não realizar análises de resultados (a mensuração dos seguimentos obtidos deve ser analisada periodicamente).

Por fim, fortaleceremos a indispensabilidade da tecnologia. Nos dias de hoje, a otimização dos processos sem o apoio tecnológico é algo impossível de se conseguir.

Em vista disso, veja quanto custa um software para a sua empresa e quais são os benefícios envolvidos!

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